Formation Gagner du temps et s'organiser avec Outlook

Formation créée le 26/08/2024. Dernière mise à jour le 30/09/2024.
Version du programme : 1

Type de formation

Formation présentielle

Durée de formation

14 heures (2 jours)

Accessibilité

Oui
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Formation Gagner du temps et s'organiser avec Outlook


Outils d'organisation et de communication, Outlook contribue fortement à notre efficacité individuelle et collective. Cette formation permet d’acquérir la maîtrise fonctionnelle d’Outlook et d'adapter l'outil à votre activité.

Objectifs de la formation

  • Adapter Outlook à son activité pour gagner du temps et mieux s'organiser.
  • Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien.
  • Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
  • Centraliser ses notes et idées dans OneNote.
  • Faciliter le travail collaboratif.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Utilisateur d'Outlook
Prérequis
  • Avoir des bases dans la bureautique.

Contenu de la formation

Personnaliser Outlook pour l'adapter à son activité
  • Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
  • Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.
  • Créer des modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types.
Traiter un volume important de mails, s'organiser pour plus d'efficacité
  • Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP.
  • Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche.
  • Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres.
  • Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement.
  • Enregistrer des actions rapides pour les usages courants.
  • Transformer un message en rendez-vous ou en tâche.
  • Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
  • Informer de son absence.
Gérer ses contacts
  • Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution.
  • Échanger des cartes de visite.
  • Importer, exporter des contacts.
  • Opérer un publipostage.
Planifier, organiser et prioriser ses activités
  • Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
  • Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
  • Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité.
  • Définir des échéances et mettre en place des rappels.
Organiser le travail collaboratif
  • Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote.
  • Organiser des réunions.
  • Déléguer et suivre des tâches.

Équipe pédagogique

Chargée de mission FPC / Référente handicap Formateur expert dans la thématique

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Feuilles de présence
  • Questions orales ou écrites (QCM)
  • Formulaires d'évaluation de la formation
  • Certificat de réalisation de l’action de formation

Ressources techniques et pédagogiques

  • Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation
  • Pédagogie active basée sur des échanges, des cas pratiques, des exercices d’entraînement.
  • Documents supports de formation projetés
  • PC portable à disposition
  • Quiz en salle
  • Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation

Modalités de certification

Résultats attendus à l'issue de la formation
  • Attestation de fin de formation

Capacité d'accueil

Entre 5 et 12 apprenants

Délai d'accès

2 semaines

Accessibilité

Lieu accessible aux personnes à mobilité réduite. Les personnes en situation de handicap bénéficieront d’un accompagnement individualisé.