Formation - Maîtriser les fondamentaux du Métier d'Assistant
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Formation créée le 30/09/2024. Dernière mise à jour le 28/10/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Cette formation spéciale assistant.e et secrétaire, vous permettra d’apprendre à gérer votre temps et votre organisation, traiter l’information, communiquer et rédiger efficacement.
Objectifs de la formation
- Évoluer dans la profession de secrétaire-assistant.e
- Contribuer à l’amélioration des performances de son équipe et de son manager
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Secrétaires expérimenté.e.s souhaitant évoluer vers la fonction d’assistant.e, mais aussi assistant.e.s débutant.e.s souhaitant gagner en professionnalisme
Prérequis
- Aucun
Contenu de la formation
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Module 1 : Comprendre son rôle et les enjeux liés à l’assistanat (2 jours)
- Faire le point sur l’exercice de sa fonction - Compétences acquises - Compétences à développer - Créneaux d’évolution potentielle dans la fonction - Collaborer et échanger entre assistant(e)s - Utiliser les réseaux professionnels internes et externes
- Contribuer à l’efficacité de son équipe et accroître la synergie avec son (ses) manager(s) - Comprendre le rôle de chacun et son positionnement dans l’entreprise - Comprendre ce qu’attend(ent) le(s) manager(s) - Définir des modes de collaboration - Solliciter les managers à bon escient - Savoir être force de proposition
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Module 2 : Gagner du temps et en faire gagner à son manager (1 jour)
- Se focaliser sur l’essentiel et hiérarchiser les activités majeures - Différencier urgent et important - Innover et savoir tirer parti de l’expérience - Gagner du temps au quotidien - Analyser son organisation pour l’optimiser
- Faire gagner du temps à son (ses) manager(s) - Repérer leur mode de gestion du temps - Identifier les niches de gains de temps managériales - Préserver leur temps
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Module 3 : Développer ses capacités de communication, s’affirmer et gérer des situations difficiles (2 jours)
- Réunir les conditions d’un accueil réussi au téléphone et en face à face - Identifier la qualité de service attendue - Diagnostiquer sa propre qualité de service - Donner une première bonne impression
- Gérer la relation téléphonique entrante et sortante - Travailler son langage et choisir un ton et un rythme adaptés - Préparer et suivre ses propres appels téléphoniques - Communiquer efficacement à chaque étape - Adopter une écoute active et questionner
- L’accueil en face à face - Être attentif aux comportements non-verbaux - Avoir un « look » adapté - Maîtriser le temps - Conclure et raccompagner un visiteur - Détecter les signes avant-coureurs pour prévenir les conflits - Recadrer un entretien en restant courtois - Faire face à des situations délicates - Maîtriser l’agressivité, l’impatience, l’impolitesse…
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Module 4 : Se réconcilier avec les chiffres (1 jour)
- Comprendre les informations chiffrées utilisées par les différentes fonctions - Connaître les différents types d’indicateurs : . physiques . financiers . complexes, etc - Savoir sélectionner les indicateurs pour mieux communiquer avec les départements
- Savoir effectuer les calculs courants - Calculer un pourcentage : taux de TVA, taux d’intérêt, taux de marge, etc - Calculer une variation : d’une période à une autre - Calculer un écart : . entre une réalisation et un objectif . entre le réel et le budget, etc. - Calculer une moyenne : effectifs moyens, salaires moyens, chiffres d’affaires moyens, etc. - Calculer une tendance : résultat probable en fin d’année, etc.
- Savoir traduire les chiffres en graphiques - Choisir la bonne représentation graphique - Savoir construire les courbes, histogrammes sans ou avec axe secondaire, secteurs, pyramides des âges, etc
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Module 5 : Rédiger des Courriers et des E-Mails Efficaces et Professionnels (2 jours)
- Comprendre les enjeux de l’écrit - Impact du courrier et de l’e-mail auprès des différents interlocuteurs - Spécificité du courrier et de l’e-mail par rapport aux autres écrits (rapport, compte-rendu…) - Les chartes de communication du courrier et de l’e-mail
- Structurer ses écrits - Les règles de la conception rédactionnelle en milieu professionnel - Savoir démarrer et conclure
- Favoriser la lisibilité et la compréhension - Adopter des phrases courtes - Éliminer lourdeurs et mots bavards - Choisir le mot juste - Rompre la monotonie - Adopter un style vivant et concret - Utiliser les formules de politesse - Avoir une relecture rigoureuse
- Faire le point sur les fondamentaux de l’écrit - Orthographe - L’accord du participe passé - Syntaxe - Rédiger un objet explicite
- Rédiger des messages percutants - Maîtriser la dimension conviviale - Personnaliser ses écrits en fonction de son interlocuteur et de la situation (vente, situations conflictuelles, informations, organisation etc.) - Être empathique - Utiliser un vocabulaire convaincant
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Module 6 : Utiliser l’intelligence artificielle pour l’assistance administrative (0.5 jour)
- Comprendre les bases de l’IA
- Automatiser les tâches répétitives
- Optimiser la gestion des documents
- Améliorer la communication interne
- Analyser les données
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Module 7 : L’IA au service de la collaboration et de la productivité (0.5 jour)
- Intégrer des outils collaboratifs basés sur l’IA
- Personnaliser et améliorer le métier d’assistant(e) avec l’IA
- Garantir la sécurité et la confidentialité des données
- Évaluer et améliorer les performances
Équipe pédagogique
Chargée de mission FPC / Référente handicap Formateur expert dans la thématique
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Feuilles de présence
- Questions orales ou écrites (QCM)
- Formulaires d'évaluation de la formation
- Certificat de réalisation de l’action de formation
Ressources techniques et pédagogiques
- Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation
- Documents supports de formation projetés
- Exposés théoriques
- Construction de solutions à partir des problématiques individuelles
- Mises en situations des participants sous forme de scénarios, échanges et questions de groupe
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation
Modalités de certification
Résultats attendus à l'issue de la formation
- Attestation de fin de formation
Lieu
FORMA+
15 rue Ville d'Orly 97110 POINTE-A-PITRE
Capacité d'accueil
Entre 5 et 10 apprenants
Délai d'accès
3 semaines
Accessibilité
Lieu accessible aux personnes à mobilité réduite.
Les personnes en situation de handicap bénéficieront d’un accompagnement individualisé.